Có nhiều cách để truy nhập thư điện tử, thường thì người ta dùng các trình quản lý thư điện tử (mail client) như Outlook, Netscape Messenger, Eudora.... Bài viết này giới thiệu một số kinh nghiệm dùng Outlook Express (OE) của Microsoft – một mail client rất phổ biến (đi cùng hệ điều hành Microsoft Windows) để gửi/nhận thư điện tử.

I. THIẾT LẬP OE ĐỂ GỬI VÀ NHẬN THƯ

1. Bạn cần phải có:

- Một máy tính cá nhân (PC).

- Một đường truyền Internet (dial-up, ADSL hoặc mạng cục bộ LAN). Riêng với mạng cục bộ, bạn phải liên hệ với người quản trị mạng để biết các thiết lập mạng cần thiết.

- Một tài khoản (account) thư điện tử có sử dụng giao thức POP (như tài khoản email của các ISP VDC, FPT...). Có một số dịch vụ trên web cấp miễn phí tài khoản thư điện tử sử dụng giao thức POP như website có địa chỉ http://uk.mail.yahoo.com.

2. Thiết lập kết nối Internet

Tùy vào phiên bản HĐH Windows bạn dùng (9x/2000/XP) mà việc thiết lập này hơi khác nhau một chút. Bài viết này giả sử bạn dùng Windows XP. Bạn chọn Start -> All Programs (Programs) -> Accessories -> Connections -> New Connection Wizard. Một hộp thoại hiện ra, bạn nhấn nút Next và chuyển tiếp đến hộp thoại New Connection Wizard (hình 1).

Chọn tùy chọn Connect to the Internet rồi nhấn Next. Trong hộp thoại tiếp, bạn chọn tùy chọn Set up my connection manually rồi nhấn Next. Ở bước tiếp theo, tùy vào loại kết nối (dial-up, ADSL, LAN) mà bạn chọn cho phù hợp rồi điền các thông số cần thiết theo hướng dẫn của chương trình.

3. Thiết lập tài khoản trong OE

Khởi động OE, chọn Tool -> Accounts, hộp thoại Internet Account hiện ra (hình 2).

Chọn Add -> Mail rồi làm theo chỉ dẫn. Chú ý khi chương trình hỏi E-mail Server Names thì bạn nhớ chọn My incoming mail server is POP3 server. Sau khi làm xong các bước, trong tab Mail của hộp thoại trên sẽ có một account thư điện tử cho bạn. Bạn nhấn chuột trái vào account đó rồi nhấn nút Properties để chỉnh sửa một số thiết lập. Chú ý đến tab Server và tab Connection.

Trong tab Server (hình 3) bạn chú ý, Incoming mail (PO3) là địa chỉ hộp thư chứa các thư gửi tới cho bạn, Outgoing mail (SMTP) là địa chỉ hộp thư chứa các thư bạn sẽ gửi đi. Thông số cho 2 ô này tùy theo nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Account name là tên hộp thư, Password là mật khẩu truy nhập hộp thư của bạn. Tùy theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử mà bạn chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm My server requies authentication.

Lưu ý: nếu bạn dùng mạng LAN và đặt hộp thư trên máy chủ email của công ty thì những thông số trên phải thiết lập để kết nối tới máy chủ email này (liên hệ người quản trị mạng để được hướng dẫn).

Trong tab Connection (hình 4), bạn phải đánh dấu chọn vào hộp kiểm Always connect to this account using rồi chọn ở danh sách bên dưới theo kết nối Internet của bạn.

Vậy là xong, giờ bạn đã có thể gửi / nhận thư điện tử. Sau khi soạn thư xong, bạn nhấn nút Send and Receive (trên thanh công cụ của OE) để kết nối với máy chủ mail để gửi thư đi và nhận thư gửi đến cho mình.

II. MỘT SỐ KINH NGHIỆM SỬ DỤNG OE

1. Nơi để riêng cho thư “độc”

Bạn muốn mỗi khi nhận thư, thư của một hoặc một số người đặc biệt (người yêu chẳng hạn) sẽ chạy vào một thư mục riêng, tiện cho việc đọc và quản lý, chứ không phải nằm trong đống hỗn độn ở Inbox?

Trước hết, bạn tạo một thư mục mới bằng cách nhấn chuột phải vào Local Folders (hoặc bất cứ thư mục nào bạn muốn), chọn New Folder..., đặt tên (ví dụ: My wife) rồi nhấn OK (hoặc Enter).

Vào Message -> Create Rule From Message (hình 5), đánh dấu chọn vào dòng Where the From line contains people (ở ô thứ nhất), Move it to the specified folder (ở ô thứ hai), nhấn vào dòng chữ màu xanh có gạch chân contains people (ở ô thứ ba), gõ địa chỉ người gửi (ví dụ: huongbn81@yahoo.com) rồi nhấn nút Add và OK (bạn cũng có thể chọn từ Address Book). Nhấn tiếp vào từ specified (màu xanh có gạch chân), chọn thư mụcMy wife rồi nhấn OK). Bạn có thể đặt tên cho quy định này (ở ô thứ tư) để tiện quản lý. Hộp thoại này cũng hiện ra khi vào Tools -> Message Rules -> Mail...

Giờ khi bạn nhận thư, tất cả thư gửi từ hòm thư huongbn81@yahoo.com sẽ chạy vào thư mục My wife (chứ không phải Inbox như mặc định).

Lưu ý: Với cách làm tương tự, bạn có thể đặt thêm những quy định như xoá, sao chép, chuyển, đánh dấu... đối với các dạng thư đến khác nhau.

2. Tên chung cho thư nhóm

Bạn hay gửi thư cho một nhóm người (bạn bè, khách hàng...) mà không muốn cặm cụi gõ từng địa chỉ? Chỉ cần gõ một tên nếu bạn làm theo cách dưới đây:

Vào Tools -> Address Book (hoặc nhấn nút Addresses trên thanh công cụ của OE). Trên thanh công cụ, nhấn New -> New Group, gõ tên bạn muốn đặt cho nhóm thư vào ô Group Name, nhấn Select Members, nhấn đúp để chọn tên các thành viên rồi nhấn OK (2 lần).

Giờ khi gửi thư, bạn chỉ cần gõ tên của nhóm vào dòng To là thư sẽ đến với tất cả các thành viên trong nhóm.

3. Nhiều hòm thư trong một

Bạn sử dụng nhiều hòm thư (e-mail account) nhưng muốn tất cả thư nằm chung một chỗ? Bạn và người thân có nhiều hòm thư, một máy tính, muốn dùng chung OE và một tài khoản Windows 2000/XP để nhận và gửi thư mà không muốn chung đụng thư mục?

Để thư của nhiều account đều chạy vào Inbox (hoặc một thư mục bạn quy định), bạn lần lượt khai báo từng account như phần Thiết lập tài khoản trong OE, rồi làm theo phần Nơi để riêng cho thư “độc” .

Để mỗi người có một giao diện riêng (các thư mục Inbox, Outbox, Sent Items... hoàn toàn độc lập, cũng có nghĩa là tính bảo mật cao hơn), bạn vào File -> Identities -> Add New Identities..., đặt tên cho account (có thể đánh dấu chọn vào ô Require a password rồi gõ mật khẩu để tăng độ bảo mật). Khi dòng chữ Do you want to switch to... (tên hòm thư vừa đặt) now? xuất hiện bạn hãy nhấn Yes. Đợi vài giây, OE sẽ hiện lên, bạn khai báo đủ các thông số (acccount, server, password...) rồi nhấn Finish. Lặp lại quá trình trên cho các hòm thư mới.

Nếu muốn OE vào account nào đó khi khởi động, bạn vào Identities -> Manage Identities... (hình 6), đánh chọn vào ô Use this identity when starting a program, chọn tên hòm thư ở ngay bên dưới rồi nhấn Close. (Hòm thư khai báo đầu tiên có tên mặc định là Main Identity. Bạn có thể đổi tên nếu nhấn nút Properties).

Khi nhận thư, bạn vào File -> Switch Identity..., chọn tên hòm thư, gõ mật khẩu (nếu đã có khai báo) rồi nhấn OK.

4. Tạo chữ ký kèm ảnh động

- Tạo file html:

Mở 1 file mới trong FrontPage (hoặc một chương trình tạo file .html nào đó như Dreamweaver hay MS Word cũng được), chèn một bảng gồm 2 dòng, 1 cột. Một dòng bạn chèn một file ảnh động cỡ nhỏ, một dòng gõ tên bạn.

Để ảnh và chữ đẹp hơn, có thể bỏ đường kẻ bảng (vào Table Properties, chọn Border Size = 0), thêm màu nền (chọn Background Color), chọn kiểu và cỡ chữ...

Nhấn chuột phải lên ảnh, chọn Picture Properties -> General -> Browse để xác định lại đường dẫn cho file ảnh rồi nhấn OK.

Đặt tên cho file vừa tạo rồi ghi vào một thư mục nào đó.

- Đặt file html vào OE:

Vào OE, chọn Tools -> Options (hình 7). Chọn tab Signatures, nhấn nút New, đánh dấu chọn File ở mục Edit Signature, nhấn nút Browse, ở dòng Files of type chọn HTML Files, tìm đến thư mục có chứa file vừa tạo, nhấn đúp vào file này, rồi nhấn nút Apply và OK.

- Chèn chữ ký vào thư:

Nếu muốn thêm chữ ký cho một thư, bạn vào Insert -> Signature (hoặc có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + S).

Nếu muốn chèn chữ ký vào tất cả các thư gửi đi, bạn vào Tools -> Options. Chọn tab Signatures, đánh dấu chọn vào Add signatures to all outgoing messages ở mục Signature settings. Còn nếu không muốn chèn chữ ký cho các bức thư trả lời (reply) và chuyển tiếp (forward), bạn thêm một dấu chọn cho dòng Dont add signatures to Replies and Forwards.

Lưu ý: Bạn có thể dùng một đoạn phim ngắn (dung lượng nhỏ) thay cho chữ ký bằng cách vào Insert -> Picture -> Video (trong FrontPage) và chọn file có đuôi .avi, hoặc .asf, .ram, .ra.

OE còn nhiều tính năng tiện dụng khác mà tôi không thể liệt kê hết ra ở đây, bạn có thể tự khám phá.

Thuật