1. Quản lý nhiều tài khoản:

Nếu đang sở hữu nhiều tài khoản thư điện tử khác nhau và không muốn mở tuần tự từng hộp thư thì bạn nên cấu hình để phần mềm nhận email thực hiện công việc này. Hầu hết các phần mềm gửi nhận email đều có khả năng quản lý cùng lúc nhiều tài khoản thư điện tử.

Trong Outlook, để bổ sung một tài khoản email, bạn chọn Tools.E-mail Accounts, đánh dấu tùy chọn Add a new e-mail account và nhấn Next. Tiếp đến, chọn chuẩn nhận thư thích hợp (thường là POP3), nhấn Next và sau đó nhập thêm các thông tin cần thiết như họ tên, địa chỉ máy chủ dịch vụ thư điện tử. Sau cùng nhấn Next và Finish.

Nếu đang sử dụng Outlook Express (OE) thì bạn chọn Tools.Accounts.Add.Mail, nhập tên hộp thư điện tử rồi nhấn Next. Sau đó, nhập địa chỉ máy chủ dịch vụ thư điện tử, nhấn Next một lần nữa, tiếp đến bạn nhập tên tài khoản và mật khẩu của mình. Sau đó nhấn Next.Finish.Close để kết thúc.

Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings.Add Account.Email account.Next, sau đó nhập tên và địa chỉ của hộp thư điện tử, nhấn Next, chọn giao thức chuyển/nhận thư, nhập địa chỉ của máy chủ dịch vụ thư điện tử, và tiếp tục nhấn Next một lần nữa. Sau đó nhập tên người dùng, tên tài khoản và sau cùng nhấn Finish.

2. Đồng bộ hộp thư: Thông thường, hầu hết các phần mềm gửi nhận email tự động xóa các thư đang lưu trên máy chủ sau khi người dùng tải thư đó về máy tính. Điều đó có nghĩa là bạn không thể thấy được thư điện tử cũ (hay chính xác là các thư đã đọc) nếu sử dụng một máy tính khác để kiểm tra hộp thư của mình (ví dụ tại nhà hay tại quán cafe internet). Để lúc nào cũng đọc được thư mới lẫn thư cũ trên nhiều máy tính khác nhau, bạn cần cấu hình để phần mềm gửi nhận email không tự tiện xóa các thư trên máy chủ.

Với Outlook, bạn chọn Tools.E-mail Accounts, nhấn Next, chọn tài khoản thư điện tử cần thay đổi trong danh sách E-mail Accounts và nhấn nút Change. Tiếp đến, chọn More Settings.Advanced, rồi đánh dấu tùy chọn Leave a copy of messages on the server và chọn OK.Next.Finish để kết thúc. Ngoài ra, ở thẻ Advanced, bạn có thể đánh dấu tùy chọn Remove from server when deleted from "Deleted Items" nếu muốn xóa thư trên máy chủ khi bạn thực hiện xóa thư này trong mục Deleted Items của Outlook.

Nếu đang sử dụng OE, chọn Tools.Accounts, chọn tài khoản thư cần thay đổi trong thẻ Mail, chọn Properties.Tại thẻ Advanced, đánh dấu tùy chọn Leave a copy of messages on server (cũng có thể đánh dấu tùy chọn Remove from server when deleted from "Deleted Items" như khi sử dụng Outlook) và sau đó nhấn OK, rồi đến Close.

Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings, chọn Server Settings bên dưới tài khoản thư điện tử cần thay đổi, đánh dấu tùy chọn Leave messages on server (và Until I delete or move them from "Inbox" nếu muốn) và cuối cùng chọn OK.

3. Thao tác nhanh với phím tắt: Với các phím tắt, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với thao tác bằng chuột. Để nhận các thư mới trong Outlook và Outlook Express, bạn hãy ấn tổ hợp phím <Ctrl> – M và trong Thunderbird là ấn <Ctrl> – <Shift> - T. Để mở một cửa sổ soạn thảo thư mới trong cả 3 ứng dụng trên, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt <Ctrl> - N, và để gửi thư đó, bạn ấn <Alt> - S (trong Outlook và Outlook Express) hay <Ctrl> – <Enter> trong Thunderbird. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím mũi tên lên/xuống để duyệt qua các thư trong một thư mục, ấn <Enter> để xem, sau đó ấn <Esc> để đóng cửa sổ vừa mở.

4. Gửi thư là một trang web: Thông thường, nếu muốn gửi một trang web nào đó cho người dùng khác, chúng ta có thể đơn thuần chỉ cần chú thích liên kết đến trang web đó ngay trong nội dung thư. Tuy nhiên, có một cách rất đơn giản để bạn "nhúng" toàn bộ trang web vào trong thư, giống hệt như đính kèm một tập tin. Với Outlook, bạn chọn Tools.Options, tại thẻ Mail Format, chọn HTML trong danh sách thả xuống Compose in this message format và cuối cùng nhấn OK.
Sau khi sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) để truy cập đến địa chỉ trang web cần gửi, chọn File.Send.Page by E-mail. Một thư mới sẽ được Outlook tạo ra với nội dung là toàn bộ trang web ở trên và mục Subject xuất hiện dòng chữ "Emailing:" kèm theo địa chỉ trang web đó. Sau đó, bạn hãy nhập địa chỉ người nhận rồi nhấn phím Send (hay sử dụng tổ hợp phím tắt <Alt> - S) để gửi thư này đi. Xin lưu ý, trang web này chỉ được hiển thị chính xác trong Outlook.

Để gửi một trang web trong OE , bạn chọn Message.New Message Using.Web Page. Trong hộp thoại Send Web Page, nhập địa chỉ của trang web cần gửi rồi nhấn OK (hay ấn <Enter>). Trang web này hay chính xác là toàn bộ nội dung trang web sẽ được dán vào trong thư, nhập địa chỉ người nhận, tiêu đề thư rồi gửi đi như bình thường.

Với Thunderbird, ấn phím tắt <Ctrl> - N, chọn File.Attach.Web Page, nhập địa chỉ trang web rồi ấn <Enter>. Sau đó, toàn bộ nội dung trang web sẽ được đính kèm vào trong thư.

5. Đổi địa chỉ của máy chủ dịch vụ: Nếu trong vài tình huống nào đó, máy chủ dịch vụ thư điện tử SMTP (dùng để gửi thư đi) không hoạt động thì bạn có thể thay thế nó bằng một dịch vụ khác. Dĩ nhiên, thủ thuật này giả sử bạn đang sử dụng nhiều tài khoản email). Trong Outlook, chọn Tools.E-mail Accounts, đánh dấu tùy chọn View or change existing e-mail accounts, nhấn Next, chọn tài khoản email cần thay đổi địa chỉ máy chủ dịch vụ và nhấn Change. Sau đó nhập địa chỉ máy chủ SMTP cần sử dụng vào mục Outgoing mail server (SMTP). Nếu máy chủ này đòi hỏi mật khẩu, nhấn More Settings, chọn thẻ Outgoing Server, chọn mục My outgoing server (SMTP) requires authentication, đánh dấu tùy chọn Log on using, sau đó nhập tên tài khoản và mật khẩu, cuối cùng nhấn OK.Next.Finish.

Với Outlook Express, bạn chọn Tools.Accounts.Mail, chọn tài khoản cần thay đổi, chọn Properties.Servers, rồi nhập địa chỉ của máy chủ SMTP mới vào mục Outgoing mail (SMTP). Nếu máy chủ đòi hỏi mật khẩu, chọn mục My server requires authentication và nhấn Settings, sau đó nhập mật khẩu đăng nhập, nhấn OK hai lần và cuối cùng là Close.

Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings.Outgoing Server.Add. Nhập thông tin mô tả, địa chỉ máy chủ dịch vụ và địa chỉ hộp thư. Sau đó nhấn OK, tiếp đến trong hộp thoại Account Settings, chọn Set Default để tạo mới phần cấu hình của máy chủ dịch vụ thư điện tử mặc định.

6. Sử dụng Gmail trên Outlook và OE: Dù dịch vụ thư điện tử Gmail () có giao diện đơn giản nhưng bạn vẫn muốn sử dụng các phần mềm gửi nhận email trên máy tính để truy xuất tài khoản Gmail của mình. Bạn có thể thực hiện cài đặt một cách thủ công hay sử dụng một công cụ được Google thiết kế riêng cho Outlook và OE.

Đăng nhập dịch vụ Gmail với tài khoản thư điện tử của bạn, chọn Settings Forwarding and POP, sau đó đánh dấu tùy chọn Enable POP và nhấn Save Changes để lưu lại những thay đổi vừa thực hiện. Sau đó tải về và chạy tiện ích cấu hình tự động Gmail Client Configuration từ địa chỉ find.pcworld.com/50404. Tiếp đến, ở cửa sổ chương trình vừa xuất hiện, bạn hãy chọn chương trình gửi nhận thư điện tử nào mà bạn muốn sử dụng để truy xuất hộp thư Gmail và sau đó nhấn Configure (Hình 1). Dù tính năng này được cho rằng không hoạt động với Outlook 2003, nhưng Outlook tự động nhắc nhở bạn đồng bộ tài khoản Gmail mà bạn đã bổ sung vào Outlook Express. Với các phần mềm gửi nhận thư điện tử khác, tại mục Forwarding and POP của trang chủ Gmail, bạn hãy nhấn vào liên kết Configuration instructions để xem những hướng dẫn cần thiết.

7. Thông báo thư Gmail mới: Một nhược điểm dễ nhận thấy của các dịch vụ thư điện tử trên nền tảng web (hay Webmail) chính là bạn phải nhớ thường xuyên kiểm tra chúng. Với Gmail, bạn có thể được giải phóng khỏi việc này nếu đã bổ sung tài khoản Gmail vào Outlook hay OE. Ngoài ra, tiện ích Gmail Notifier (tải về bản thử nghiệm Beta tại find.pcworld.com/50412) có thể thông báo đến bạn khi hộp thư Gmail nhận được thư mới.

8. Tự động thêm chữ ký: Chữ ký thư điện tử (signature) là một đoạn văn bản thường được tự động chèn vào cuối mỗi thư gửi đi giúp người nhận biết được thư này được gửi từ đâu cùng những thông tin cần thiết về người gửi. Một chữ ký thư điện tử được thiết kế hợp lý, với đầy đủ thông tin cơ bản sẽ thực sự tỏ ra hiệu quả trong những lần đầu tiên bạn phải liên hệ với ai đó qua email. Để chèn một signature vào một thư trong Outlook, bạn chọn Insert.Signature rồi lựa chọn chữ ký điện tử cần hiển thị từ trình đơn con vừa xuất hiện (Hình 2). Để tạo mới một signature, bạn chọn Tools.Options, trong thẻ Mail Format, bạn nhấn vào nút Signatures. Trong hộp thoại Create Signature, chọn New và thực hiện các bước còn lại theo hướng dẫn.

Với Outlook Express, để chèn một signature vào thư đang soạn thảo, bạn chọn Insert.Signature. Để tạo mới, bạn chọn Tools.Options.Signatures.New).

Còn với Thunderbird, bạn hãy sử dụng Notepad để thiết kế một chữ ký thư điện tử rồi lưu lại dưới dạng tập tin văn bản. Khởi động Thunderbird và chọn Tools.Account Settings, kế đến chọn tài khoản thư điện tử cần được tự động chèn chữ ký vào cuối thư và đánh dấu tùy chọn Attach this signature, nhấn Choose, chọn chữ ký cần hiển thị và cuối cùng nhấn OK.

9. Tận dụng Stationery: Một thư điện tử được trình bày đúng cách sẽ tạo được nhiều thiện cảm và sự chú ý từ phía người nhận. Để áp dụng những mẫu trình bày có sẵn trong Outlook, bạn chọn Actions, New Mail Message Using.More Stationery, sau đó lựa chọn một mẫu thư muốn sử dụng trong danh sách được liệt kê (có thể xem trước) và cuối cùng nhấn OK. Nếu đang sử dụng Outlook Express, chọn Message.New Message Using, rồi chọn một trong các mẫu thư. Nếu bạn muốn thấy toàn bộ các mẫu thư, chọn Select Stationery. Nếu muốn tự tạo mới một mẫu thư thì bạn nhấn vào nút Create New trong hộp thoại Select Stationery, sau đó thực hiện từng bước theo hướng dẫn.

10. Đọc tin RSS trong Thunderbird: Ngoài các tính năng thông thường, Thunderbird 1.5 còn có thể dùng làm công cụ để đọc blog và các bản tin điện tử RSS... Thủ tục thực hiện như sau: chọn Tools.Account Settings, nhấn Add Account, rồi chọn RSS News & Blogs, nhấn Next hai lần, cuối cùng là Finish. Từ đây, bạn đã sẵn sàng để bổ sung một bản tin: trong danh sách thư mục ở khung cửa sổ bên trái, chọn News & Blogs, nhấn Manage Subscriptions.Add, sau đó nhập địa chỉ bản tin vào hộp thoại Feed Properties và cuối cùng nhấn OK.

11. Đọc tin RSS trong Outlook: Tích hợp tính năng đọc RSS trong tiện ích gửi nhận thư điện tử là một ý tưởng tốt, Microsft sẽ hỗ trợ tính năng này trong phiên bản Outlook của bộ Office 12 dự kiến được giới thiệu vào cuối năm nay. Nhưng nếu không muốn chờ đợi, bạn có thể sử dụng Attensa for Outlook (w), một tiện ích bổ sung cho Outlook có khả năng cập nhật tức thời những tin RSS mới nhất. Ngoài ra, Attensa còn đi kèm một thanh công cụ RSS dành cho trình duyệt Firefox và Internet Explorer, hỗ trợ thêm chức năng phát các podcast bằng iTunes và Windows Media Player cũng như khả năng chèn 1 đường dẫn đến một bản tin RSS vào trang nhật ký trực tuyến (blog) của bạn.

12. Giấu danh sách người nhận: Việc gửi một thư cùng lúc cho nhiều người có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên đôi lúc bạn muốn mỗi người nhận (cũng có thể là vài người hay tất cả) không thể biết những ai cùng nhận được thư vì một lý do nào đó. Khi ấy, bạn nên nhập địa chỉ của từng người nhận muốn được "giấu mặt" vào mục Bcc (Blind Carbon Copy). Nếu khi tạo mới một thư trong Outlook mà không thấy mục Bcc, hãy chọn View.Bcc Field. Với OE, bạn chọn View.All Headers. Còn nếu đang sử dụng Thunderbird, bạn hãy nhấn chuột vào hình mũi tên xuống bên cạnh mục To: và chọn Bcc: (Hình 3).

13. Lọc thư trong Outlook: Với Outlook, bạn có thể dễ dàng thiết lập quy luật để chuyển các thư tương tự vào một thư mục (ví dụ từ một nhóm địa chỉ hay trong phần tiêu đề thư có chữ "PCW" chẳng hạn) và cảnh báo sự xuất hiện của chúng bằng một thông báo hay một âm thanh nào đó. Cách thực hiện như sau: chọn Rules and Alerts, trong thẻ Email Rules, bạn hãy nhấn vào mục New Rule và thực hiện theo hướng dẫn. Một cách khác đơn giản hơn là bạn nhấn phải chuột lên một thư, và chọn Create Rule, sau đó cũng thực hiện theo các bước hướng dẫn. Ngoài ra, để Outlook nhắc nhở bạn một thư quan trọng, hãy nhấn phải chuột lên thư đó và chọn Follow Up. Add Reminder, sau đó thiết lập ngày và thời gian trong trình đơn "Due by".

Thuật