1. Cài đặt Tham số Email trong Outlook Express
- Chọn Start/Program/Outlook Express, hoặc Click vào biểu tượng Outlook Express trên màn hình để khởi động chương trình (Hình 1) là giao diện chính của Outlook Express sau khi khởi động
Hình1: Giao diện Outlook Express
- Chọn menu /Tools/Account:
- Chọn tiếp mục Mail/Add/Mail, Outlook sẽ lần lượt hỏi bạn về từng thông số và hướng dẫn bạn theo từng bước.Bạn hãy lần lượt điền vào:
Display name: tên đầy đủ của bạn (ví dụ:Ho Tro Khach Hang-VDC1)
E-mail address: Địa chỉ Email của bạn (Ví dụ: support1@vnn.vn)
Khai báo Mail Server:
Incoming mail (POP3) server: Gõ địa chỉ mail server chứa hộp thư nhận về của bạn (Địa chỉ này tuỳ thuộc vào ISP bạn đăng ký). Ví dụ: mail.vnn.vn
Outgoing mail (SMTP) server: Gõ địa chỉ mail server chứa hộp thư gửi đi. Ví dụ: mail.vnn.vn
Sau đó click vào next>
POP account name: bạn gõ tên Account hộp thư của bạn (phần ở trước @ trong địa chỉ thư của bạn) như trường hợp này chúng ta gõ là: support1
Password: là Pasword hộp thư của bạn (ở đây bạn có thể gõ password hay không là tuỳ theo ý bạn, chứ không nhất thiết phải gõ Password vào khai báo như ở trên)
Internet mail account name: Ví dụ mail.vnn.vn
Lựa chọn phương thức kết nối truy nhập mạng chọn Connect using my phone line
Chọn kết nối Modem: Chọn User an existing dial-up connecttion và sau đó chọn đến kết nối mà bạn đã cài đặt để sử dụng chương trình email.
Cuối cùng bạn click vào finish để kết thúc quá trình cài đặt.
.
2. Sử dụng Outlook Express
Tại giao diện chính của chương trình Outlook Express(sau khi khởi tạo chương trình vào Start -> Program -> Outlook Express, hoặc Nhấn vào biểu tượng Outlook Express trên màn hình)
- New Mail: Soạn thư mới.
- Reply: Phúc đáp lại người gửi.
- Reply All: Phúc đáp lại người gửi và những người đồng nhận thư này.
- Forward: Chuyển tiếp bức thư cho người thứ ba.
- Print: In thư.
- Delete: Xoá thư.
- Send/Recv: Tạo kết nối tới Mail Server để nhận và gửi thư.
- Addresses: Sổ lưu địa chỉ tạo sẵn.
- Find: Dùng để tìm thư.
Chức năng của các Folders chính.
- Inbox: Chứa những thư nhận về.
- Outbox: Chứa những thư đã soạn và chờ gửi đi.
- Send Items: Sao lại những thư đã gửi.
- Deleted Items: Chứa những thư đã xoá.
Ngoài các Folders chính trên, bạn có thể tạo những Folders của riêng mình để thuận tiện trong việc quản lý thư. Trên thanh menu của giao diện OutLook Express: Chọn File -> Folder -> New để tạo Folder riêng cho mình.
+ Soạn thư mới: Nhấn chuột vào nút New Mail (nếu bạn dùng Outlook 4.0 thì nút New Mail và menu Message sẽ được thay bằng Compose message và menu Compose) trên thanh công cụ hoặc chọn menu Message -> New Message để soạn thư mới như
- Trong trường To: Gõ vào địa chỉ E-mail người nhận. Ví dụ:
Quocan@support1.vnn.vn
- Trong trường CC: Gõ vào địa chỉ E-mail người đồng nhận. Ví dụ: tntt@vnn.vn
- Trong trường Subject: Gõ vào tiêu đề bức thư.
- Gõ nội dung bức thư.
- Nếu bạn muốn gửi kèm một hay nhiều File đã tạo sẵn. Nhấn chuột vào chức năng Attach
hoặc chọn menu Insert -> File Attachment chọn file cần gửi rồi nhấn chuột vào Attach.
- Nhấn vào nút Send để chuyển thư mới tạo vào Outbox.
+ Gửi thư đi và nhận thư về:
Sau khi soạn xong thư và chuyển vào Outbox. Nhấn vào nút Send/Receive trên thanh công cụ. Xuất hiện cửa sổ như hình sau:
Khai báo tên và Password truy nhập mạng
User Name: tài khoản truy nhập mạng.
Password: mật khẩu truy nhập mạng.
Khai báo User Name, Password hộp thư:
+ Xử lý thư nhận về
Đọc thư mới: Mở Inbox -> Nhấn vào tiêu đề của bức thư cần đọc -> nội dung bức thư sẽ được trải xuống trong cửa sổ chứa nội dung.
- Nếu nhận được thư có kèm file bạn nhấn chuột vào biểu tượng đề đọc file hoặc chọn File/Save Attachments.
- Trả lời: Chọn thư cần trả lời. Nhấn vào Reply để trả lời cho tác giả của bức thư đó. Gõ vào nội dung trả lời rồi gửi thư đi. Nếu muốn trả lời tác giả và những người đồng nhận thì Nhấn vào Reply all.
- Chuyển tiếp bức thư cho người thứ ba: Nhấn vào Forward gõ địa chỉ của người cần chuyển vào trường To và gửi thư đi .
- Sắp xếp thư: Để thuận tiện trong việc quản lý và theo dõi thư nhận về, bạn nên sắp xếp thư trong Inbox theo một thứ tự thuộc thể loại nào đó: Chọn menu View -> Sort By -> Chọn thể loại sắp xếp -> Chọn Descending để sắp xếp theo mức độ giảm dần từ trên xuống hoặc chọn Ascending để sắp xếp theo thứ tự ngược lại.
Thể loại Chức năng
Priority: Sắp xếp theo thứ tự độ ưu tiên của thư
Attachment: Sắp xếp thứ tự theo độ ưu tiên những thư đính kèm File
From: Sắp xếp theo thứ tự Alphabetic của người gửi
Subject: Sắp xếp theo thứ tự Alphabetic của chủ đề
Received: Sắp xếp theo thứ tự ngày nhận
- Chuyển thư vào Folder riêng: bạn có thể chuyển những thư (theo ý muốn) vào những Folder riêng:
Tạo Folder riêng (nếu chưa có) như đã trình bày ở phần trên. Chọn thư cần chuyển, trên thanh công cụ chọn menu Edit -> Move To Folder -> chọn Folder để chứa thư à OK.
+ In thư
Chọn thư cần in, Nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn kiểu in -> OK.
Ghi chú: Như đã nói, quá trình gửi và nhận thư phải thông qua hai bước là kết nối vào Mail server và chạy chương trình ứng dụng. Tuy nhiên bạn có thể kết hợp cả hai trong quá trình sử dụng (như trên), mà cụ thể là sau khi soạn thư xong, bạn Nhấn vào Send and Receive trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động trỏ đến Connection đã được tạo để thực hiện việc kết nối tới mail server. Nếu kết nối thành công chương trình sẽ gửi những thư trong Outbox đi và nhận thư mới về Inbox. Mặc dù việc sử dụng kết hợp như trên có tiện lợi trong quá trình sử dụng, song nếu bạn tách riêng từng bước: kết nối và chạy chương trình ứng dụng thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lỗi.
Thuật sưu tầm
|
