Thông thường, các tổng thầu và nhà thầu phụ rất phấn khởi khi kiếm được hợp đồng và sẽ ký bất kỳ hợp đồng nào được đặt ra trước mặt. Tôi đã từng thấy các nhà thầu ký kết các hợp đồng rất dài bao gồm các điều khoản mà sau này sẽ khiến nhà thầu không thể hoàn thành công việc đúng tiến độ, có lãi hay thậm chí thắng kiện nếu xảy ra tranh chấp.

Có lần chúng tôi được yêu cầu ký một hợp đồng tổng thầu trong đó có một điều khoản nhỏ (rất vô lý và không công bằng) được viết bằng chữ thường: “Chủ đầu tư không có nghĩa vụ phải thanh toán trừ khi Ngân hàng cấp vốn để thanh toán”. May sao, trước khi ký hợp đồng, chúng tôi làm theo “ 9 bước để ký kết một hợp đồng xây dựng thành công” Chúng tôi đã buộc đối tác phải đổi điều khoản về không chấp nhận thanh toán thành “Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thanh toán khối lượng cho dù Ngân hàng có cấp vốn thanh toán hay không”.

Phần lớn các hợp đồng đến phút cuối mới trao thầu. Có nghĩa là hôm trước ký hợp đồng, hôm sau bạn đã phải tiến hành công việc rồi. Sức ép công việc ở đây là bạn phải khởi công và ký hợp đồng càng nhanh càng tốt trước khi bạn có đủ thời gian để đọc kỹ hợp đồng. Tuy nhiên các nhà thầu cần thu xếp để nghiên cứu kỹ mỗi hợp đồng trước khi ký.

Dù cho dự án lớn hay nhỏ, bạn cũng nên theo từng bước trong danh mục kiểm tra này trước khi đặt bút ký hợp đồng và ăn mừng cho công việc mới.
DANH MỤC CAC VẤN ĐỀ CẦN XEM XÉT KHI KÝ KẾT MỘT HỢP ĐỒNG

1. XEM LẠI HỒ SƠ DỰ THẦU
Khi được báo đã trúng thầu, bạn đừng quá phấn khởi rồi cầm đèn chạy trước ô tô. Trước khi lấy đà để khởi động cho công việc, hãy xem xét lại hồ sơ dự thầu của mình một cách cẩn thận. Hãy yêu cầu nhân viên kế toán kiểm tra lại các tính toán. Hãy yêu cầu các đội trưởng, tổ trưởng kiểm tra các số liệu về nhân lực và thiết bị. Hãy gọi cho các nhà cung cấp chính và các nhà thầu phụ để khẳng định lại các hợp đồng phụ với họ. Nếu tất cả đều tốt thì hãy tiếp tục bước tiếp theo.

2. XEM XÉT LẠI CÁC BẢN VẼ

Khi được yêu cầu nộp Hồ sơ thầu phụ, các nhà thầu phụ thường không được nghiên cứu bộ bản vẽ thiết kế đầy đủ . Trước khi ký hợp đồng, bạn hãy xem xét lại TẤT CẢ các bản vẽ và tài liệu dự án bao gồm : bản vẽ kiến trúc, dân dụng, nước , cơ điện, báo cáo khảo sát, các biểu khối lượng phụ lục và hoàn thiện.
Trong một dự án xây cao ốc văn phòng, nhà thầu phụ phần bê tông tại chỗ đã đổ các bờ vỉa, rãnh và lối đi theo đúng bản vẽ xây dựng cho cấp phối. Ngày hôm sau, kiến trúc sư hỏi đốc công là phần cốt thép quy định theo bản vẽ kiến trúc có được đặt trong phần bê tông đổ tại chỗ hay không. Tổng thầu đã không bao giờ đối chiếu các bản vẽ xây dựng với bản vẽ kiến trúc, và cũng không cấp bản vẽ kiến trúc cho nhà thầu phụ đúc bê tông tại chỗ. Phải mất thêm 3 tuần và 40.000 USD, sai sót này mới được sửa chữa. ĐỪNG BAO GIỜ ký hợp đồng khi chưa xem xét đối chiếu lại toàn bộ các bản vẽ.

3. XEM XÉT LẠI TẤT CẢ CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT
Vì các tài liệu yêu cầu kỹ thuật thường dày cả gang tay nên nhiều nhà thầu chỉ đọc phần liên quan đến công việc của mình. Tuy nhiên, việc xem lại toàn bộ các phần yêu cầu kỹ thuật trước khi ký hợp đồng là điều bạn cần làm. Ví dụ như phần các điều kiện chung, gồm có các yêu cầu của hợp đồng đối với công tác an toàn tại công trường, các tài liệu cần đệ trình phê duyệt, công tác vệ sinh, yêu cầu thực hiện công việc phát sinh của Chủ đầu tư và cách thức thanh toán phát sinh.
Cách đây nhiều năm, trong một dự án xây dựng trường học, nhà thầu phụ rải asphalt nhận được điện thoại từ giám đốc dự án là đã đủ điều kiện để rải sàn phòng kho. Không may cho nhà thầu, trong phần khối lượng công việc hoàn thiện nêu trong Yêu cầu kỹ thuật thì có phần rải asphalt, nhưng trong các bản vẽ xây dựng và bản vẽ mặt bằng thì không có. Vấn đề này đã không xảy ra nếu có đủ một bộ hoàn chỉnh các bản vẽ, yêu cầu kỹ thuật và biểu công việc hoàn thiện. ĐỪNG BAO GIỜ ký hợp đồng khi chưa xem lại toàn bộ các yêu cầu kỹ thuật.

4. ĐI THỰC ĐỊA
Phải cử cán bộ kỹ thuật đi thực địa để kiểm tra xem có điều kiện nào khó lường trước, có gì mâu thuẫn giữa các bản vẽ dự án và thực tế có thể gây rắc rối cho nhà thầu sau này. Tất cả các công việc trên thực tế đều khác so với trên giấy tờ.

5. XEM XÉT LẠI KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ
Trước khi giao kết hợp đồng cho một dự án, cần chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ và đồng ý với kế hoạch tiến độ của dự án. Lợi nhuận từ thi công nói chung có thể bị mất do sắp xếp lịch cho các đội thi công không hợp lý, giám sát cẩu thả hoặc thiếu sự phối hợp giữa các mảng công việc. Nếu bản kế hoạch tiến độ quá “lạc quan” sẽ khiến cho công việc bị chồng chéo vào cuối dự án và gây hao tổn chi phí cho tất cả các bên.

6. HOÀN THÀNH MỘT BẢN DANH MỤC KIỂM TRA CÁC THÔNG TIN DỰ ÁN

Khi xem xét các hợp đồng, hãy sử dụng bản danh mục kiểm tra rất đơn giản này để bạn và nhóm dự án không bỏ sót vấn đề quan trọng nào. Trong bản danh mục cần đảm bảo có các phần sau:
- Phạm vi công việc, những nội dung nằm trong và ngoài dự án.
- Các yêu cầu về bảo hiểm
- Các yêu cầu về bảo đảm
- Quy trình thanh toán và các yêu cầu về thu chi tiền mặt
- Nhân sự được ủy quyền phê duyệt các thay đổi công việc..vv
- Tiến độ dự án và các hạng mục có thời gian thi công dài
- Các bản vẽ thi công và các đề xuất của Nhà thầu
- Các cuộc họp được yêu cầu tham gia
- Các yêu cầu về cấp phép
- Ra vào công trường, công tác hậu cần và các điểm để xe máy
- Các yêu cầu về dụng cụ, thiết bị chuyên dụng
- Các quy trình khi hoàn thành dự án

7. LÀM RÕ VỀ CÁC NGUỒN VỐN CỦA DỰ ÁN

Mỗi tổng thầu và nhà thầu phụ đều có quyền biết rõ là dự án có đủ vốn cấp hay không. Vì thế , CẦN PHẢI HỎI RÕ RÀNG VỀ VIỆC CẤP VỐN. Nếu hỏi trực tiếp như vậy thì không hay, nên tôi trường bảo với Chủ đầu tư của tôi rằng Ngân hàng hoặc Công ty bảo lãnh không cho phép chúng tôi ký hợp đồng nếu chưa rõ nguồn vốn được bố trí cho toàn dự án. Làm mà không được thanh toán tiền thì chẳng sung sướng chút nào.

8. ĐỌC TOÀN BỘ HỢP ĐỒNG

Ký hợp đồng do một người khác lập có thể là điều đáng sợ. Thời của hợp đồng chỉ cần cái bắt tay nhau là xong đã qua rồi. Ngày nay, HỢP ĐỒNG LÀ CAM KẾT. Nếu anh không hiểu rõ về những gì anh cam kết khi ký, anh sẽ không trụ được lâu trong làm ăn. Nhiều hợp đồng có những điều khoản chỉ có lợi cho một bên và không công bằng.
Bạn cần xem xét kỹ các điều khoản hợp đồng liên quan đến các nội dung sau :
- Vấn đề thanh toán, tiền giữ lại và tiền thực chi khi thanh toán
- Tiền bồi thường
- Vấn đề ủy quyền, thông báo, phê duyệt và quản lý hành chính
- Giải quyết mâu thuẫn và tranh chấp
- Trọng tài xử lý tranh chấp
- Các vấn đề liên quan đến tiến độ:
+ Không hoàn thành công việc
+ Chậm tiến độ và vấn đề thời tiết
+ Đẩy nhanh tiến độ và dừng hợp đồng
+ Đền bù thiệt hại
- Yêu cầu thay đổi (phát sinh ) và hoàn chi phí
- Vệ sinh dọn dẹp và giám sát
Mỗi công ty xây lắp phải có một cố vấn luật xây dựng tốt. Mỗi năm cần gặp cố vấn luật của bạn ít nhất hai lần. Hãy ghi ra những điều khoản được - cắm - cờ - đỏ ( nguy hiểm, cần lưu ý ) quan trọng nhất để xem xét và quyết định xem những gì bạn sẽ ký và sẽ không ký. Hãy nhớ rằng, bạn có quyền chỉ ký cam kết những gì bạn chấp thuận. Đừng bao giờ ký kết một hợp đồng không công bằng. Hãy gạch bỏ và sửa đổi những phần bạn không nhất trí , ký tắt vào những chỗ chỉnh sửa và sau đó ký hợp đồng.

9. THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Chưa tính đến những hợp đồng không có tính công bằng, thì kinh doanh xây lắp đã là một công việc đầy rủi ro . Vì thế, trước khi thực hiện hợp đồng, hãy theo “ 9 bước để ký một hợp đồng thành công” và bắt đầu mỗi dự án của bạn trên một sân chơi công bằng và bình đẳng.

Thuật - gia xay dung (Bản gốc tiếng Anh)